Die gesetzliche Krankenversicherung steht vor spürbaren finanziellen Herausforderungen. Während die Ausgaben der gesetzlichen Krankenkassen im Jahr 2025 um 7,8 Prozent zulegten, stiegen die Beitragseinnahmen lediglich um 5,3 Prozent. Vor diesem Hintergrund rückt ein Betriebskostenfaktor in den Mittelpunkt, der bislang selten strategisch hinterfragt wurde: die Büro- und Verwaltungsflächen. Das Düsseldorfer Beratungs- und Planungsunternehmen pro m² hat diese Ausgangslage im Rahmen seines ersten GKV Office Efficiency Reports untersucht.
Die Erhebung verdeutlicht eine deutliche Diskrepanz zwischen realer Flächennutzung und wirtschaftlich tragfähigen Raumkonzepten. In den Liegenschaften der Kassen sind derzeit noch Flächen von 20 bis 30 Quadratmetern pro Mitarbeiter verbreitet. Als zeitgemäße Richtwerte gelten hingegen 12 bis 18 Quadratmeter je Beschäftigtem. Hinzu kommt eine durchschnittliche Auslastung von lediglich 40 bis 60 Prozent, während nach den Kennwerten von pro m² erst ein Niveau oberhalb von 70 Prozent eine stabile Effizienz darstellt.
Historische Portfoliostrukturen treffen auf geringere Präsenzquoten
Die Ursachen für den Flächenüberhang liegen überwiegend in der Vergangenheit. Zahlreiche Fusionen führten zu parallelen Hauptverwaltungen, dezentralen Geschäftsstellen und uneinheitlichen Raumkonzepten. Durch die Etablierung hybrider Arbeitsmodelle sank die tatsächliche Anwesenheit vor Ort stellenweise auf unter 50 Prozent, während die Liegenschaften vielerorts unverändert auf fest zugewiesenen Einzelarbeitsplätzen basieren. Jan Oelze, geschäftsführender Gesellschafter von pro m², verweist darauf, dass viele Kassen in der Praxis längst agil arbeiten, ihre Immobilienbestände diesen Wandel jedoch noch nicht abbilden. Hier liege ein wesentlicher wirtschaftlicher Ansatzpunkt.
- —Vergleich der Raumkennzahlen: Aktuelle Belegungen von 20 bis 30 Quadratmetern stehen optimierten Zielwerten von 12 bis 18 Quadratmetern je Arbeitsplatz gegenüber.
- —Niedrige Nutzungsintensität: Die durchschnittliche Büroauslastung liegt vielerorts bei 40 bis 60 Prozent, während Zielwerte über 70 Prozent ansetzen.
- —Dokumentierte Entlastungseffekte: Praxisprojekte belegen realisierbare Flächenreduktionen in einer Bandbreite von 23 bis über 60 Prozent.
Gezielte Bestandsentwicklung statt pauschaler Reduktion
Eine nachhaltige Anpassung erfordert eine fundierte Bewertung der Ausgangslage. Im Rahmen der Analyse werden Kosten pro Quadratmeter und Standort mit realen Parametern wie der Auslastung, Präsenzwerten und der internen Sharing Ratio zusammengeführt. Jonas Kubon, ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter bei pro m², hebt hervor, dass die Verringerung von Raumkapazitäten nicht zu Lasten der Arbeitsqualität gehen dürfe. Bei gezielter Neuausrichtung von Fokus- und Kollaborationsflächen lassen sich betriebswirtschaftliche Einsparungen und funktionale Verbesserungen der Arbeitsumgebung verbinden.
Über das einzelne Gebäude hinaus bezieht der Report das übergeordnete Standortnetz ein. Kriterien wie regionale Präsenz, Aufgabenverteilung und konkrete Überkapazitäten bestimmen künftige Portfolioentscheidungen. Angesichts langfristig gebundener Fixkosten wird die strategische Steuerung der Bestandsflächen somit zu einem wirksamen Hebel für die künftige Gesamtwirtschaftlichkeit der gesetzlichen Kassen.
