Die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen zählt zu den personalintensivsten Aufgaben im Property-Management. Große Datenmengen, fehleranfällige Buchungen und eine hohe Zahl an Widersprüchen binden erhebliche Ressourcen in den Verwaltungen. Im zehnten Online-Panel der von RUECKERCONSULT initiierten Reihe „Asset- und Property-Management konkret“ erörterten Branchenvertreter, wie sich Prozesse vereinfachen und Streitigkeiten reduzieren lassen. An der Gesprächsrunde nahmen Jürgen Hau, Geschäftsführer von INDUSTRIA Immobilien, Dirk Wichner, Mitglied der Geschäftsleitung der DVI Gruppe, sowie Carolin Dose, Managing Director of Asset Management bei HIH Real Estate, teil.
Eine der Hauptursachen für fehlerhafte Abrechnungen sehen die Experten in mangelhaften Stammdaten. Gängige ERP-Systeme wie SAP oder iX-Haus erstellen Abrechnungen zwar weitgehend automatisiert, setzen jedoch eine präzise Datenbasis voraus. Carolin Dose betonte, dass unzutreffend hinterlegte Flächen, Abrechnungseinheiten oder Umlageschlüssel dazu führen können, dass Eigentümer Kosten tragen, die eigentlich auf Mieter umlegbar gewesen wären. HIH Real Estate lässt Betriebskostenabrechnungen deshalb durch das eigene Asset-Management prüfen und freigeben. Jürgen Hau ergänzte, dass insbesondere die Übernahme neuer Verwaltungsmandate sowie die hohe Komplexität gewerblicher Mietverträge mit zahlreichen Nachträgen das Fehlerrisiko deutlich erhöhen.
Potenziale und Herausforderungen durch Künstliche Intelligenz
Erhebliche Entlastung verspricht der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Während die eigentliche Abrechnungserstellung bereits softwaregestützt erfolgt, kann KI vor allem bei der Datenprüfung, der Auswertung komplexer Vertragswerke und der Bearbeitung von Widersprüchen unterstützen. Die DVI Gruppe setzt entsprechende Technologie bereits ein, um umfangreiche Gewerbemietverträge hinsichtlich ihrer Betriebskostenregelungen zu analysieren. Dirk Wichner erklärte, dass dies den Arbeitsaufwand spürbar senke, wies jedoch auf bislang fehlende Schnittstellen zu den etablierten ERP-Systemen hin. Hier erwartet er binnen zwölf Monaten wesentliche Fortschritte.
Gleichzeitig beobachten die Verwaltungen eine neue Entwicklung bei Mieterreaktionen: Auf automatisiert erstellte Abrechnungen folgen zunehmend softwaregestützte Widersprüche. Nach Angaben von Dirk Wichner stuft die DVI Gruppe zwölf Prozent der im Jahr 2026 eingegangenen Widersprüche im Wohnportfolio als KI-generiert ein. Auch INDUSTRIA verzeichnet eine wachsende Zahl derartiger Einwände.
Standardisierung und vereinfachte Abrechnungsmodelle
Als nachhaltigen Ansatz zur Streitvermeidung nannten die Diskussionsteilnehmer eine stärkere Standardisierung der Umlageregelungen sowie disziplinierte Buchungsprozesse im laufenden Jahr. Carolin Dose schlug zudem Teilpauschalen für nicht verbrauchsabhängige Kostenarten vor. Diese Vereinbarungen bieten Mietern Planungssicherheit und entlasten Eigentümer vom administrativen Aufwand individueller Abrechnungen. Während INDUSTRIA solche Modelle bereits im studentischen Wohnen nutzt, mahnte Dirk Wichner mit Blick auf unvorhersehbare Preissteigerungen zur Zurückhaltung.
- —Sorgfältige Pflege und Bereinigung der Stammdaten in den ERP-Systemen
- —Einsatz von KI zur automatisierten Prüfung komplexer Gewerbemietverträge
- —Etablierung branchenweiter Standards für Umlageschlüssel und Vertragsklauseln
- —Prüfung von Teilpauschalen für nicht verbrauchsabhängige Kostenpositionen
